Jeden Tag gehen in Deutschland Milliarden E-Mails raus. An Büros, Behörden, Bekannte, an Menschen, die man nie sehen wird. Und sehr viele davon beginnen gleich: „Sehr geehrte …“. Zwei Worte, die klingen wie ein Faxgerät, das sich mühsam aus dem Stand-by quält. Dabei ist diese Anrede längst ein Relikt. Sie stammt aus einer Zeit, in der Kommunikation langsam war, Hierarchien klar und Nähe verdächtig. Heute ist die E-Mail das digitale Gegenstück zum Zuruf über den Schreibtisch, nur eben schriftlich. „Sehr geehrte …“ schafft Distanz, wo oft keine nötig ist, und wirkt steifer, als der Inhalt es meist rechtfertigt. Kurz: Wer so beginnt, signalisiert nicht Respekt, sondern Unsicherheit.
Warum „Sehr geehrte …“ weder höflich noch respektvoll ist
Das Problem ist nicht die Höflichkeit, sondern ihre Verpackung. „Sehr geehrte …“ macht Menschen zu Funktionen und Gespräche zu Vorgängen. Moderne Kommunikation will aber gesehen werden, nicht abgeheftet. Sie lebt von Klarheit, Direktheit und einem Ton, der professionell ist, ohne geschniegelt zu sein.
Die Alternativen liegen längst auf der Hand. „Guten Tag Frau Pichler“ ist sachlich und freundlich, ohne geschniegelt zu wirken. „Hallo Herr Schierer“ funktioniert in vielen Branchen problemlos und ist inzwischen Bürostandard. Wer sich kennt, darf auch „Lieber Herr Büttner“ schreiben. Nähe ist kein Regelverstoß, sondern oft ein Vertrauenssignal. Wichtig ist dabei nur eins: Namen richtig schreiben, Titel korrekt setzen, nicht schludern. Respekt zeigt sich im Detail, nicht in Floskeln.
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Und ohne Ansprechpartner?
Auch ohne konkrete Ansprechperson muss niemand zu „Sehr geehrte Damen und Herren“ greifen. „Guten Tag ins Team“, „An das Team von …“ oder – intern – „Liebe Kolleginnen und Kollegen“ sind persönlicher und sagen trotzdem: Ich weiß, an wen ich mich wende. Wer sich die Mühe macht, kurz zu recherchieren, findet oft sogar einen Namen. Das Internet vergisst vieles, aber selten die richtige Ansprechperson.
Ganz abschaffen sollte man „Sehr geehrte …“ trotzdem nicht. Es hat noch seinen Platz: bei Bewerbungen, bei Behörden, im Erstkontakt mit sehr formellen oder konservativen Organisationen. Dort ist Förmlichkeit kein Stilmittel, sondern Erwartung. Im Zweifel gilt: erst formell starten, später anpassen. Kommunikation ist ein Prozess, kein Glaubensbekenntnis.
Mit freundlichen Grüßen
Und wenn die Mail dann endet, darf es ebenfalls etwas weniger geschniegelt sein. Statt „Mit freundlichen Grüßen“ funktionieren je nach Kontext auch „Viele Grüße“ oder „Freundliche Grüße“. Persönlicher wird es mit „Liebe Grüße“ oder „Herzliche Grüße“ oder einem kleinen Zusatz wie „… aus Bonn“. Von den oft verwendeten besten Grüßen rät Coach und Etikette-Expertin Elisabeth Bonneau übrigens ab: „Die gibt es nicht, weil es ja auch keine guten Grüße gibt.“ Entscheidend ist aber nicht die Formel, sondern der Ton: klar, passend, menschlich. Eher nach Gefühl schreiben denn nach dem, was als „Standard“ empfunden wird.